DigiM Logga - Redovisningsbyrå Nyköping - Digim
byta redovisningsbyrå ska vara enkelt

Byta redovisningsbyrå ska vara enkelt

Det kan kännas som en stor sak att byta redovisningsbyrå. Kommer jag behöva byta ut alla mina system? Kommer jag behöva lära mig massa nytt? Det är många frågor som dyker upp när frågan om att byta byrå kommer på tal. Här ska jag försöka bena ut lite vilka problem som kan dyka upp och vilka lösningar som finns.

Varför ska jag byta redovisningsbyrå?

Många redovisningsbyråer lever kvar i det gamla. Det vill säga manuellt arbete och mängder med fysiska underlag. Det finns de som gillar det gamla sättet att jobba på och det är helt ok. Men om du vill följa med i utvecklingen och på så sätt även få ett smartare och enklare sätt att hantera redovisningen på, då är det dags att byta.

När pratade du med din redovisningsbyrå senast? Undersökningar visar att det som de flesta har som sin högsta prioritet i ett samarbete med sin redovisningsbyrå är kontakt. Men det är ofta där det brister. Om du tänker efter och kommer fram till att du inte kommunicerar med din byrå regelbundet, kanske det är dags att byta redovisningsbyrå.

Ett annat skäl till varför du skulle byta redovisningsbyrå kan vara priset eller sättet som din byrå prissätter på idag. Många tar fortfarande betalt på löpande räkning. Vi anser att det är ett förlegat sätt att prissätta redovisning och att fast prissättning är bättre på många sätt. Du kan läsa våra tankar kring prissättning i vår artikel om prissättning

Måste jag byta system när jag byter redovisningsbyrå?

Från analogt till digitalt

Om du går ifrån en traditionell byrå där allt sker manuellt så finns risken att du behöver byta affärssystem. Det behöver dock inte vara så. Många byråer använder idag samma system även om de inte utnyttjar de nya moderna funktionerna.

Är du på en moderna byrå som redan jobbar digitalt kan du ha tur och hitta en redovisningsbyrå som använder samma system. Väldigt många byråer idag använder sig av antingen Fortnox eller av Visma eEkonomi. Då blir övergången väldigt enkel.

Från Fortox till eEkonomi och tvärt om

Att byta system är dock ganska enkelt det med. Hur enkelt det är beror helt på hur komplicerat ditt befintliga system är med kopplingar till försystem osv. Att byta ifrån tex eEkonomi till Fortnox eller tvärt om är en ganska enkel sak. Men man måste räkna med att en hel del data inte följer med.

En hel del data går förlorad

Alla dina digitala underlag följer till exempel inte med. Inte heller din gamla reskontra, bortsett från de som är obetalt vid tidpunkten för bytet. Detta kan medföra att om du har behov av denna information så kommer du behöva behålla din gamla data antingen i PDF eller genom att behålla en så kallad titt-licens på ditt gamla system.

Alla register kommer dock att följa med. Kundregister, artiklar, projekt och leverantörer kommer enkelt kunna föras över till ditt nya system så att du inte behöver börja på noll igen. Givetvis kommer även den lagstadgade datan att föras över för din bokföring. Du måste dock spara dina digitala underlag som kopplats till respektive transaktion på ett annat ställe under de lagstadgade 7 åren.

Har du försystem redan idag?

Det brukar sällan vara något problem. Det underlättar ofta flytten då affärssystemet då ofta bara innehåller bokföringen. Det viktiga är dock att kontrollera att dina försystem är kompatibla med det nya affärssystemet. Använder du dig av tex elektronisk fakturahantering så kopplar man helt enkelt bara om det till ditt nya affärssystem. Använder du inte elektronisk fakturahantering idag så tycker jag att du ska börja med det. I vår artikel därför ska du ha elektronisk fakturahantering kan du läsa mer om varför du bör ha det.

Kan jag byta redovisningsbyrå närsomhelst under året?

Det finns inget som hindrar dig från att byta byrå när som helst under ditt räkenskapsår. Många har uppfattningen att man måste vänta tills räkenskapsåret är slut för att byta redovisningsbyrå. För den byrå som lämnar ifrån sig kunden kan det kännas bättre att göra det vid årsskiftet därför att man då har gjort alla justeringar och gjort en grundlig kontroll innan överlämnandet då man kanske påbörjat bokslutsarbetet.

Ett månadsskift är ett måste

Men det finns inga som helst hinder för att göra skiftet när som helst under året. Däremot så bör det ske vid ett månadsbryt. Allt ska också vara avstämt från tidigare byrå vid överlämnandet så att mottagaren har full koll på vad bokföringen innehåller när den påbörjar sitt arbete. Detta brukar inte vara några problem så länge man inte slutar just på grund av dåligt skött redovisning av sin nuvarande byrå.

Vad tar längst tid?

Det som tar lite tid är att sätta upp alla nya system. Detta beror ju såklart helt på vad du har för behov och hur komplicerad struktur du behöver för dina system. Detta bör dock inte ta längre än ett par veckor.

Lära sig systemen

Efter att alla system är på plats och de kan börja samla in data så ligger det lite på dig. Det som brukar kunna ta lite tid är att du som användare ska komma in i de nya rutinerna och lära dig att förstå alla system. Förhoppningsvis så har din nya byrå bra rutiner för detta och ett pedagogiskt sätt att lära dig de nya systemen och hur du hanterar dem på bästa sätt.

Banken

Av någon anledning så tar det alltid tid för banken att göra sitt. Byter du till en modern redovisningsbyrå så kommer de behöva fullmakter till banken för att hantera filer och även en koppling till det affärssystem som du ska använda. Här beror det lite på vilken bank man har. Vissa banker, så som SEB och Handelsbanken , har lösningar där man kan göra detta helt på egen hand vilket gör denna process väldigt enkel. Andra banker är fortfarande kvar i det att ett papper ska skrivas ut, postas och skrivas under, för att sedan postas tillbaka. Här kan det ta lite tid.

Lönesystem

Om du vid byte av redovisningsbyrå måste byta lönesystem så kan detta ta lite tid. Har man många anställda så är det en hel del uppgifter som ska föras över så som personuppgifter och ingående värden. Många programutvecklare kan bistå med detta men oftast till en kostnad och då ligger tidsaspekten i deras händer.

Kostar det något att byta redovisningsbyrå?

Fast pris

En del byråer tar en uppstartsavgift när de tar sig an nya klienter. Detta gör de därför att det kan ta ganska mycket tid att sätta upp alla system. Det är inte bara de system som du ska använda som ska sättas upp, utan byrån har ofta en mängd system och rutiner som sak sättas upp internt. Därav kan det tillkomma en uppstartsavgift.

Löpande räkning

Tar din nya byrå betalat på löpande räkning istället för fast pris så kommer du bli debiterad för den tid som det tar att sätta upp systemen. Här beror det återigen på hur komplicerat det är.

Löner

Byte av lönesystem kan ta mycket tid och kunskap i anspråk. Har man dessutom många anställda så är det väldigt mycket data som ska föras över. Här kan det tillkomma en kostnad vid bytet då detta kanske måste läggas ut på systemutvecklarna. Detta bör dock ingå i din eventuella uppstartsavgift.

Kommer jag behöva göra något?

I en drömvärld så skulle du inte behöva göra något mer än att signera avtalet med din nya redovisningsbyrå och så var det klart. Men tyvärr är det inte riktigt så enkelt. Då du sitter på alla fullmakter och är firmatecknare så måste du hjälpa till med att sätta upp fullmakter med banken och med skatteverket. Detta kan din nya byrå såklart hjälpa till med men du måste signera allt.

Du kommer också behöva bistå vid övertagandet när det kommer till inlogg till gamla system eller den information som behövs för att sätta upp de nya systemen. Här blir det oftast en kommunikation med tidigare byrå. Den kan du också lämna över till din nya byrå men då krävs oftast nån slags signerad fullmakt då vi som redovisningskonsulter ej kan lämna ut information till tredje part utan ditt godkännande.

Byta till DigiM, hur funkar det?

Vi på DigiM har försökt göra denna process så enkel som möjligt för våra klienter. Vi använder oss av framförallt Fortnox men även till viss del av eEkonomi. Har du inte någon av dessa system idag så hjälper vi till med flytten.

Vi har en strukturerad och enkel rutin för uppsättning av nya klienter och vår målbild är att det ska vara så smärtfritt, snabbt och enkelt som möjligt för dig som kund att byta till oss.

Vi lär dig våra system dels genom video men även genom att vi tillhandahåller ett onboardingsamtal där vi går igenom alla delar av systemet och hur de fungerar tillsammans. När det kommer till kostnaden så kommer det variera från fall till fall beroende på storlek och komplexitet. Om du är intresserad av hur vi jobbar så kan du läsa mer på sidan din resa. Där vi beskriver hur vi jobbar.

Gillar du den här artikeln?

Dela på Facebook
Dela på Twitter
Dela på LinkedIn

MIssa inget viktigt

Registrera dig till vårt nyhetsbrev för att försäkra dig om att du inte missar några viktiga nyhter eller gratis tips

Budget för företag

Skicka in en förfrågan till oss om att du vill ha hjälp med budget så tar vi fram ett förslag.

Anmäl ditt intresse

Anmäl ditt intresse till vår kommande kurs i hur du läser dina rapporter. Detta är enbart en intresseanmälan och inget bindande på något vis. 

Vi kommer att kontakta dig när det börjar närma sig start.