”Räkningarna ligger i högar hemma på skrivbordet och på kontoret och mitt ibland dem ligger påminnelser och inkassokrav och ”revisorn” bara tjatar och tjatar. Jag slänger väl bara ned skiten i ett kuvert och skickar in det så slipper jag det problemet. Känner du igen dig? Med elektronisk fakturahantering slipper du allt sånt”

Du sparar tid med elektronisk fakturahantering

Att behöva hantera sina leverantörsfakturor manuellt via det vanliga postflödet kan leda till onödig stress och onödiga kostnader. Även om du har ordning på dina papper och du sätter in dem i en pärm i datumordning så finns det mängder med tid och pengar att spara genom att gå över till EFH- Elektronisk fakturahantering.

Vad är elektronisk fakturahantering eller EFH?

Elektronisk fakturahantering är ett begrepp som beskriver ett system. Med systemet digitaliseras och levereras alla dina leverantörsfakturor till dig i form av en bild på datorn, paddan eller telefonen. Det är ett sökbart system med möjlighet att tex sortera efter namn, datum, fakturanummer eller summa. Du har alltid dina fakturor med dig i telefonen om du behöver dem eftersom det är molnbaserat och du kan därför lätt jämföra tex priser på språng.

Hur fungerar det i praktiken?

Det går till så att du får en epostadress och en postboxadress dit alla dina leverantörer ska skicka sina fakturor. Sedan processas mailen, och pappersfakturorna skannas in så att allt hamnar på samma ställe. Originalfakturorna som du ska spara i 3 år sparar skanningsföretaget åt dig.

Idag kan 99% av alla fakturor levereras digitalt. Det finns egentligen ingen anledning till att fakturorna ska behöva gå postalt. Med elektronisk fakturahantering som fungerar som den ska bör du kunna få alla fakturor inskickade digitalt. Om systemet kan ta emot e-faktura är det ett plus då tex transportstyrelsen och vissa försäkringsbolag inte kan maila fakturan.

När fakturorna kommit in i din elektroniska fakturahantering, och med ett samarbete med en redovisningsbyrå, så kontrollerar och konterar byrån alla fakturor innan de skickar dem till dig för attestering. Du får då ett mail om att du har nya fakturor att attestera och en länk direkt till fakturan. Där ser du bilden på fakturan, du ser den information som är inlagd i systemet om fakturan och leverantören, och du ser hur din redovisningskonsult valt att kontera den. Om allt ser bra ut så godkänner du den och allt är hanterat och klart.

Hur betalas fakturor via elektronisk fakturahantering?

Med ett samarbete med en redovisningsbyrå som kan hantera betalningsuppdrag så kan du få dina attesterade fakturor betalda automatiskt. Lite beroende på vilket upplägg ni har så skickar byrån in fakturorna till banken efter attest och sedan så ska betalfilen på banken slutgodkännas av dig. Det finns också möjlighet att konsulten godkänner slutbetalningen hela vägen, det beror på vad som avtalats.

I praktiken betyder detta att du bara behöver godkänna fakturan i ditt elektroniska fakturahanteringssystem så är den färdig och hanterad. Både för bokföringen och för betalningen.

Varför ska du ha elektronisk fakturahantering?

De största fördelarna med ett elektroniskt fakturahantering system är att du slipper hantera allt papper och du sparar tid då du kan låta byrån lägga in fakturorna för betalning till banken. Du får ett sökbart system med bild på varje faktura och du kan i och med det lätt gå tillbaka och kontrollera priser och villkor. I egenskap av redovisningskonsult så tycker jag att en annan fördel är att du kan få en mer uppdaterad redovisning då leverantörerna levererar fakturorna till byrån löpande och inte en till två månader efter avslutad period. Det betyder att du kan få uppdaterade rapporter löpande. Det underlättar också om du tex vill ha en likviditetsbudget.

Vad kostar det?

Prissättningen för elektronisk fakturahantering brukar vara en kostnad per faktura. Det kan kosta allt mellan 2-15 kronor och vissa har olika pris beroende på hur fakturan kommer in i systemet. Hos oss på DigiM så ingår elektronisk fakturahantering i ditt fasta pris. Vi gör ett överslag på genomsnittligt mottagna fakturor under de senaste fem åren och prissätter därefter. Då vi omförhandlar vårt fasta arvode varje år så kan vi justera priset upp eller ner om de skett en stor förändring i antal fakturor.

Andra byrår kan ta betalt retroaktivt för de faktiska fakturor som den har hanterat. Då är det viktigt att du kontrollerar vad det kostar för varje faktura då det kan skilja väldigt mycket från byrå till byrå och mellan systemen.

Vi använder REDA

Vi använder oss av ett system som heter REDA för att hantera våra kunders leverantörsfakturor. Att vi valt att samarbete med REDA beror på att vi tycker att de har marknadens bästa service och support och att de ständigt förbättrar och utvecklar sin produkt med användaren i fokus. Deras system är enkelt att hantera både i backend och frontend och som slutanvändare är det väldigt enkelt. De har även en app för skanning av de få fakturor som fortfarande hamnar i brevlådan. I appen kan man även attestera fakturorna när man är ute i fält och jobbar.

Det finns mängder med andra lösningar. Mitt råd är att om du inte ska samarbeta med någon byrå, utan vill ha ett system för egen hantering, så ska du vända dig till de lite mindre aktörerna. De stora aktörerna har oftast en prissättning som bygger på volym. Det vill säga, ju fler fakturor du har desto billigare blir det per faktura. Stegen brukar dock vara väldigt stora då de bygger volymer genom samarbeten med tex byråer. Så det kan handla om tusentals fakturor för att komma ner i styckpris.

Kan man inte bara använda elektronisk fakturahantering direkt i sitt affärssystem?

Tex Fortnox och Visma har ju egna lösningar för hantering av fakturor. Det kan kännas som överflödigt att ha ytterligare ett system kopplat till affärssystemet. Både Visma och Fortnox har bra system som fungerar bra. De har dock ganska höga priser och de har också lite speciell prissättning.

När det kommer till Fortnox så har de ett pris för de som kommer via post, och ett annat pris för det som kommer via mail. Utöver det så har de ett pris för sida 1 på fakturan och sedan ytterligare påslag för varje sida som tillkommer. Får du därför fakturor med många sidor, tex från Ahlsell, så kan det bli väldigt dyr. En faktura med 30 sidor kostar i vissa fall upp emot 40kr för att tolka. Det kan snabbt bli mycket pengar på ett år.

Det viktigaste är att kolla priset och jämföra flera olika leverantörer. Jag säger inte att priser är det absolut viktigaste men då de flesta tjänster kan leverera i princip samma funktionalitet idag så blir ändå priset ganska avgörande.

Vill du veta mer?

Vill du veta mer om elektronisk fakturahantering och om hur just vår lösning fungerar så hör av dig via mail. Hos DigiM så ingår alltid elektronisk fakturahantering och det är en förutsättning för att vi ska kunna leverera den kvalitet med den kontinuitet som vi vill göra.