Alla har vi för lite tid. Så hur ska vi spara tid? Jag kan inte ens räkna till alla de gånger jag hört frasen ”Jag har så mycket just nu”. I en modern värld med konstanta tidstjuvar i fickan, framför soffan, på nätet, ja precis överallt. Då är det inte konstigt att vi aldrig har tid. Här följer några tips på hur du kan spara tid och vinna tillbaka lite lugn och ro i din vardag.
1. System system system
Struktur är A och O. När jag säger system så menar jag inte system som i programvara utan system som i systematisering. Att ha nedskrivna rutiner på alla återkommande uppgifter kan spara dig massor med tid.
Med nedskrivna rutiner som arbetas fram genom att uppdateras och förbättras för varje gång du gör dem. Kan du spara tid genom att slippa uppfinna hjulet varje gång. En annan stor fördel med nedskrivna rutiner är att du enkelt kan lämna över dessa uppgifter till någon annan.
Ett exempel kan tex vara fakturering. Fakturering ska göras så ofta som det bara är möjligt för att hålla ett stadigt flöde på inkommande pengar. Att ha en rutin för hur du fakturerar, där varje steg är formulerat i text, är ett bra sätt att få struktur på det. Det gör också att det inte känns övermäktigt att sätta igång.
Inom hantverksbranshen så är fakturering något som ofta hamnar för långt ned på prioritetslistan. Det beror på att det inte finns system och rutiner som gör det till en enkel sak att göra. Utan rutiner är det också omöjligt att lämna över uppgiften till någon annan.
2. Delegera för att spara tid
Här finns det mängder med tid att spara. Tänk dig alla dessa uppgifter som stressar dig och så tänker du dig en verklighet där du helt plötsligt slipper göra dem. Att delegera är det absolut mest effektiva sättet att spara tid. Det kan ta lite tid i början för att lära personen att utföra uppgiften. Men när det är gjort så behöver du aldrig göra den igen.
När du delegerar uppgifter är det viktigt att du har nedskrivna rutiner att följa. Det blir då lättare för personen som ska utföra uppgiften. Det är också väldigt viktigt att komma ihåg att bara för att man delegerat en uppgift till någon annan, betyder inte det nödvändigtvis att man delegerat ansvaret. Det är viktigt att följa upp för att se att uppgiften blivit gjord. Och att den blivit gjord på rätt sätt.
Samtidigt är det viktigt att man faktiskt låter personen i fråga ta ansvar för sin uppgift och att den känner att den faktiskt får utföra den utan att bli konstant kontrollerad. Detta för att den personen ska må bra men också för att syftet var ju att spara tid vilket går lite förlorat om man ska springa runt och kontrollera allt hela tiden.
Lämna över uppgiften, låt personen ta ansvar för denna och följ upp när det är klart att det är utfört och utfört på rätt sätt. Kom ihåg också att rätt sätt inte nödvändigtvis måste vara på ditt sätt, det viktiga är att resultatet blir rätt.
3. Köp dig tid
Var och en ska göra det som den är bra på brukar det heta. Ibland kan det faktiskt vara värt att betala någon för att utföra en uppgift. Redovisning är ett bra exempel tycker jag. Jag har sett så många exempel på klienter som tidigare skött sin redovisning själv och suttit på helger och sena kvällar och kliat sig i huvudet. Detta är inte bara slöseri med tid utan det gör också att övriga timmar i veckan blir lidande, då man är trött och slö.
Här kan det vara värt att låta någon som är expert på ämnet sköta uppgiften åt dig mot betalning. Då kan du fokusera på din kärnverksamhet och driva in pengar i en högre utsträckning än vad utgiften för tjänsten faktiskt är.
Städning av kontoret kan vara ett annat bra exempel. Här kanske det inte är en svår uppgift i sig som kräver så mycket tankekraft. Men det tar förmodligen mycket längre tid för dig eller någon anställd att göra det, än någon som jobbar med städning. Det stjäl också viktig tid som man kan lägga på sin kärnverksamhet.
Man ska inte slösa på sina pengar och köpa sig fri från allt som känns jobbigt. Men finns pengarna där och man känner att tiden för viktigare saker inte räcker till, kan det absolut vara värt att titta vidare på.
4. Hantera din Mail rätt sätt sparar tid
För oss som sitter på kontoret hela dagarna kan mailen vara en riktig tidstjuv. Här gäller det att sätta gränser och använda mailen på rätt sätt. En mailinkorg är precis vad det heter, en inkorg. Det är inte en att-göra-lista.
Att använda sin mailkorg som en att-göra-lista är det absolut sämsta man kan göra. Det betyder i praktiken att alla andra äger din att-göra-lista och för varje nytt mail som kommer in så får du ännu en uppgift att hantera. Uppgiften hamnar dessutom längst upp i högen.
Många har också notifieringar påslaget för sina mail vilket tar väldigt mycket tid och fokus. Hur mycket du än försöker låta bli så kommer du att läsa de där raderna som dyker upp i ena hörnet av skärmen. Då tappar du fokus från det du håller på med. STÄNGA AV NOTIFIERINGARNA PÅ MAILEN!!!
Vi har skrivit en hel artikel just om hur du hanterar din mail på bästa sätt. Om mailen är ett stort bekymmer för dig. Läs den artikeln, jag tror det kan vara en ögonöppnare för dig.
5. Automatisera
Idag finns det massor med smarta små program och appar som du kan använda för att automatisera saker. Ett exempel är Zapier som du kan använda för att koppla ihop två olika system och få saker att hända automatiskt.
Textexpander är också ett fantastiskt litet program där du kan göra mallar för texter du ofta skriver så du enbart behöver skriva ett litet kortkommando så kommer texten upp. Här kan du även bygga ganska avancerade texter. Du bygger som ett formulär där du fyller i unika uppgifter som namn och dylikt så blir texten personlig för mottagaren.
Att automatisera uppgifter är ett effektivt sätt att spara tid i din vardag. Försök att tänka efter om det är något du gör ofta och sök runt efter lösningar för att automatisera det.
Summering
Där har du fem enkla tips som faktiskt kan spara dig massor med tid om du använder dem rätt och kombinerar dem. Vill du ha fler tips på smarta program eller appar som kan underlätta för dig och automatisera din vardag, tveka inte att slänga iväg en fråga till oss. Vi jobbar mycket med att underlätta vardagen för våra kunder men även intern på företaget jobbar vi effektivt på många sätt.
