Så ska du hantera din mails inkorg

”Att hantera sin mails inkorg brukar vara ett stressmoment för de flesta. Man vaknar på morgonen och det första man möts av på telefonen är 1785 olästa mail i inkorgen. Mailen är ingen att-göra lista utan just vad det heter, en inkorg. Det bör inte finnas några mail i inkorgen vid dagens slut. Läs vidare för att lära dig hur du bör hantera den”

Inkorgen är inte en att-göra lista!

Det finns mer än ett fel i texten ovan. Till att börja med så ska du inte ha någon röd bubbla i telefonen alls. Alla sorts notifikationer ska vara avstängda och för det andra så ska du inte kolla mailen förrän du har startat dagen med en bra morgonrutin.

Mailen är som sagt ingen att-göra lista utan just vad det heter, en inkorg. Du bör således behandla mailen som just en inkorg. Du kontrollerar den här inkorgen vid fasta tider du själv planerat och hanterar sedan inkorgen utefter dess innehåll. Till att börja med kan vi titta lite på hur ofta du bör kolla din mail.

Hur ofta bör du kolla din mail?

Det beror såklart på vad du har för arbete. Jobbar du inom kundservice kan ju mailen vara din huvuduppgift. Då är det just det du ska fokusera på att hantera. Men för de allra flesta så är mailen en kommunikationskanal precis som vilken annan. Tyvärr har vi blivit vana i dagens samhälle att få svar helst inom 2 min, annars börjar det krypa lite i kroppen. Det leder till att vi har notifikationer på. Varje gång vi får ett mail så kommer det upp en ruta som talar om för dig vad andra tycker att du ska göra just nu.

Du kanske sitter med en viktig rapport eller sitter och räknar på en offert och så kommer ett mail upp från en kund som är arg för att du missat att svara på hans senaste mail. Kommer du fortsätta jobba med offerten eller snabbt byta till mailapplikationen för att kolla vad han skrev och genast sätta igång med den uppgiften?

Troligtvis så kommer du att kolla mailet och sluta jobba med det du gjorde. Det är samma sak som att säga att dennes tid är viktigare än din tid.

Jag tycker att du ska stänga av notifikationerna och så ska du kolla och hantera din inkorg när du bestämmer att det är viktigt. Det kan vara tre gånger om dagen eller tre gånger i veckan, det beror på hur mycket mail du får och hur mycket tid du behöver lägga på det i snitt. Men det är du som bestämmer när du ska hantera dem.

Hur ska du hantera din mails inkorg?

Mailen delas upp i fyra olika kategorier.

Göra nu
Göra sen
Spara som referensmaterial
Slänga i papperskorgen

Du ska hantera dessa mail på olika sätt. Nedan följer en redogörelse för hur du hanterar dessa mail på bästa sätt.

Att göra nu

Detta är mail som tar dig mindre än 2 minuter att hantera. Det kan vara ett mail som du helt enkelt bara behöver svara på genom att svara ja eller nej eller ett kortare svar. Det kan också vara något du behöver göra som tar mindre än två minuter som du sen bara kan svara att det är hanterat och gjort.

Att göra sen

Detta är uppgifter som tar mer än två minuter att genomföra. Det kan vara en mängd olika saker som du behöver göra som att sammanställa en rapport, skicka den där fakturan, samla ihop papper till redovisningsbyrån osv. Dessa mail ska INTE ligga kvar som olästa i inkorgen eller flaggas på annat vis. För över dessa uppgifter till din att-göra lista.

Du kan ha den listan på papper. Men om du är som de flesta och har mängder med uppgifter som ska slutföras, så skulle jag satsa på ett digitalt system. Jag rekommenderar starkt OmniFocus vilket jag tycker är oslagbart. (det finns en jättebra kurs i det programmet här) Men det finns andra system som många lovordar och gillar somt ex. Things3 och To-doist m.fl. Testa runt och hitta det som funkar bäst för dig. Poängen är att när du fört över uppgiften till ditt system där du kan prioritera och sortera dina uppgifter så arkiverar du mailet genom att helt enkelt trycka på Arkivera. Eller så svarar du att du mottagit det och att du ska se till att göra det inom den tid du tycker är rimlig, sen arkiverar du det.

Referensmaterial

Du får säkert en hel del mail som egentligen inte behöver hanteras utan som du någon gång kan behöva. Du kanske har ett pågående projekt som du redan har i ditt system och på din lista att göra och sen får du material till detta via mail. Dessa mail kräver ingen handling och ska därför direkt skickas till arkivet. Arkivet är inte en papperskorg utan ett ställe du kan söka i precis som i inkorgen och där allt sparas i kronologisk ordning. Idag, med rätt mailprogram, så behöver du inte sätta upp ett mappsystem dit du lägger dina mail som du sen inte vet vad det egentligen innehåller och du får ångest över att det kan finnas saker däri som du behöver hantera. Arkivera bara mailen och du kan söka efter dem med enkla sökord som ämne, innehåll, avsändare, mottagare, signatur eller egentligen vad som helst eller allt i kombination.

Om du inte känner att du litar på mailen som ett ställe att arkivera materialet eller om du av någon annan anledning inte känner att det räcker finns det andra sätt att spara ditt referensmaterial. Du kan såklart använda dig av ett strukturerat mappsystem på datorn. Det tenderar dock att svämma över ganska snabbt och det kan vara krångligt att söka i det. Här finns andra system så som Evernote t.ex. som är byggt för att hantera just detta material.

Att slänga

Den sista sorten är helt enkelt skräppost. Mail som du har läst och inte behöver hantera och inte heller spara, dessa slänger du i papperskorgen. Det kan vara ett svar på att de mottagit ditt mail med informationen de efterfrågade. Eller så kan det vara en länk till din webbshop för att du har ordrar att hantera. Här går det även att sätta upp regler för att hantera återkommande mail som du bara noterar och slänger. Det är viktigt att onödiga mail raderas så smidigt som möjligt och alla nyhetsbrev du aldrig läser, se till att av-prenumerera från dessa så slipper det se mer ut än vad det är i inkorgen.

Du kan spara upp till 1,5 timmar om dagen om du hanterar din mails inkorg på rätt sätt.

Stäng av notifieringar
Kolla mailen när du bestämmer det
Utvärdera varje mail enligt listan ovanför

Om du följer dessa råd kommer du att minska tiden du lägger på att hantera mail drastiskt. I snitt kollar en kontorsarbetare sin mail upp till 96 gånger per dag och varje gång tar det i snitt 64 sekunder att komma tillbaka i samma flow. Det blir 1,5 timme per dag i snitt. Du kan läsa mer om det här

Att ha en Zero Inbox är en dröm för många och den kan bli verklighet om du bara bestämmer dig. Se till att börja hantera din mails inkorg på rätt sätt redan idag.

Vill du ha mer hjälp med hur du kan effektivisera och optimera din arbetsdag och din verksamhet? Vi har planer på webinarier och workshops i ämnet. Anmäl dig till vår väntelista.