Jag har ju pengar på kontot, hur kan det då gå back? Eller. Du säger att verksamheten går plus men jag har ju aldrig några pengar, hur är det möjligt? Detta är klassiska frågor som vi får ganska ofta vilket är ett resultat av att man betraktar saldot på bankkontot som en fingervisning för om det går bra eller dåligt. Här nedan förklara jag varför det är ett dåligt sätt att mäta lönsamhet på och hur en kassaflödesanalys kan hjälpa dig att förstå skillnaden mellan pengar på banken och resultat.
Vad är lönsamhet?
Man kan säga att lönsamhet är en del av en kassaflödesanalys. Lönsamhet är ett begrepp som står för själva vinsten i företaget. En god lönsamhet är avgörande för ett företags överlevnad. Du kan överleva en tid även om du går med förlust. Men det bygger på att du sparat i ladugården sen tidigare så att säga. Eller att du lånar pengar av någon annan. Om företaget på sikt inte är lönsamt så kommer kassan till slut att bli tom. Då kommer företaget inte längre kunna stå för sina utgifter med egna medel.
Ur ett hållbarhetsperspektiv så måste företaget gå med vinst och en viss del av vinsten måste vara kvar i företaget vid årets slut för att det ska finnas medel till framtida förluster. Det gör att man kan klara en svacka. Något som visat sig vara av största vikt under de senaste två åren med pandemin i bakhuvudet. Under pandemin var det just de företag som sparat kapital som klarade sig allra bäst.
Men bara för att företaget under en viss period är lönsamt betyder det inte per automatik att man har mer pengar på kontot eller att man ens har några pengar alls på kontot. Låt mig förklara.
Hur kan jag vara lönsam men inte ha pengar på kontot?
Många tittar på sitt bankkonto för att avgöra om det går bra eller dåligt. På lång sikt kan detta vara en strategi då det trots allt faktiskt är pengarna på kontot som är relevant. Men på kort sikt kan saldot på kontot variera kraftigt. Du kan göra bra affärer med goda marginaler men om du betalar dina leverantörer innan din kund betalar så kommer saldot på kontot att sjunka fram tills det att kunden betalar.
Vid varje given tidpunkt så har företaget skulder till leverantörer och fordringar på sina kunder. Detta är ju dina pengar men de är inte reglerade på bankkontot ännu. Resultaträkningen utgår nämligen från det datum som det står på dina kundfakturor respektive leverantörsfakturor och inte när dessa blir betalda.
Om du skickar en faktura idag på 100 000 kronor så kommer ditt resultat att visa 100 000 mer i vinst. Men ditt bankkonto kommer att vara oförändrat fram tills den dagen så din kund faktiskt betalar fakturan. Det samma gäller kostnader. När du får en faktura på ett inköp på 50 000 kronor så kommer vinsten att minska med 50 000 kronor men bankkontot minskar inte förrän du faktiskt betalar den.
Detta händer ju löpande hela tiden och därför kan man inte titta på resultaträkningen och jämföra med kontot och säga att det inte stämmer. Det är här en kassaflödesanalys kommer in i bilden.
Hur kan man gå med förlust men ha pengar på kontot?
På samma sätt så kan du gå med förlust men fortfarande ha pengar på kontot. Då resultaträkningen visar ett resultat över en viss period medan bankkontot visar ett saldo vid en viss tidpunkt så kommer det att skilja sig åt. Om du tittar på resultatet under ett visst räkenskapsår där du gått med förlust så kan du gått med vinst under en tidigare period och därmed haft ett ackumulerat saldo på bankkontot att ta utav.
Du kan också under perioden lånat pengar av leverantörer, banken eller av dig själv som ägare viket kommer göra att det finns pengar på kontot trots att resultatet är negativt. Men du har också en skuld att betala som du kanske inte kommer ha pengar till den dagen den förfaller till betalning.
Det finns flera sätt att förbättra sin likviditet och detta är något man bör jobba med kontinuerligt. Vi har skrivit en artikel på ämnet med flera olika tips på hur du kan förbättra din likviditet.
Så mäter du lönsamhet på ett bättre sätt
När du ska mäta lönsamhet eller vinst så gör du detta genom att läsa din resultatrapport. En resultatrapport visar företagets resultat över en viss tid. Det vanligaste är att man tittar på resultatet över en månad eller över ett år. Det är viktigt dock när man tittar på en resultatrapport att den är periodiserad på rätt sätt. Om du tittar på en resultatrapport för tex Januari så är det viktigt att alla intäkter och kostnader som avser Januari syns i rapporten.
Periodisering
Ett bra exempel för att förklara vad en periodisering är är lokalhyra. De allra flesta får sin faktura för lokalhyran månaden innan den avser. I december får du tex en faktura för Januari till Mars. Denna faktura ska delas upp på tre månader så att varje månadshyra belastar en månad var. Gör man inte det så kommer resultatet i December, då faturan kom, vara mycket sämre än det egentligen är och resultatet i Januari, Februari och Mars vara mycket bättre än det egentligen är.
Så för att resultatet under en viss period ska vara korrekt i rapporterna så måste kostnader och intäkter periodiserad. Det vill säga ligga under rätt period i rapporterna.
Här under ser du ett exempel på en förenklad resultatrapport. Där kan du se att den är kategoriserad i fem olika kategorier
- Intäkter
- Material och Varor
- Övriga externa kostander
- Personal
- Finansiella poster
Intäkter är det du fakturerat under perioden, material och varor är kostnader som är direkt kopplade till denna försäljning. Övriga externa kostnader är fasta kostnader som ej är beroende av försäljningen och personal avser personalkostnader.
Intäkterna minus samtliga kostnadsslag visar resultatet. På sista raden har du alltså din lönsamhet. Den kan vara både positiv och negativ.
Kassaflödesanalys ger en bättre bild över pengarna
Om man istället undrar just över pengarna och inte resultatet så måste man titta på det som kallas för kassaflöde. Pengarna på bankkontot styrs och regleras på tre olika sätt. Genom ökade eller minskade tillgångar, ökade eller minskade skulder eller vinst/försluts i verksamheten. Detta kan vara svårt att få ett bra grepp om men jag ska försöka förklara.
Skulder
Genom att öka dina skulder. Alltså genom att låna pengar av någon så ökar saldot på kontot. Om du tex lånar pengar av banken så kommer pengarna in på kontot och du får en skuld till banken. På samma sätt kan du minska saldot på kontot genom att betala av en skuld till banken. Saldot på kontot minskar och skulden minskar.
Tillgångar
Genom att minska dina tillgångar, alltså genom att tex sälja av värdepapper eller få en inbetalning av en kundfordran så ökar saldot på kontot och tillgången minskar. På samma sätt kan du minska saldot på kontot genom att tex köpa fonder som blir en tillgång.
Verksamhet
Låt oss säga att du nu har sålt värdepapper för 100k och lånat 50k av banken. Då har saldot på bankkontot ökat med 150k eller hur? Låt oss då leka med tanken att du köper varor för 150k. Då har du 0 kronor kvar på kontot. Men så säljer du dessa varor med vinst. Du kanske säljer dessa varor som du köpt för 150k för 200k. Då har du helt plötsligt 200k på kontot. 100k från värdepappren, 50k från banken och 50k i vinst från försäljningen. Vinsten är alltså från verksamheten.
Kassaflödesanalys
Det finns en rapport som visar hur kassan påverkats av dessa tre saker och summerar kassan i början av perioden och i slutet av perioden. Denna rapport visar exakt vad som har hänt med pengarna och det är denna du ska lära dig förstå för att förstå varför resultat och pengar på kontot aldrig är samma sak. Resultatet är bara en del av ekvationen. Här nedan ser du ett exempel på en kassaflödesanalys. Den visar varifrån pengarna kommer och vart de tagit vägen.
Kombinationen av tre rapporter balans – och resultatrapport samt kassaflödesanalys
För att få en total bild över företagets ekonomi så måste man kombinera tre rapporter. Resultatrapporten för att förstå verksamheten och dess vinst/förlust. Balansrapporten för att få en bild av företagets tillgångar och skulder vid samma tidpunkt och en kassaflödesanalys för att se hur dessa två rapporter summeras till faktiska pengar på kontot. Det kan vara svårt att förstå hur dessa hänger ihop men med lite vägledning och övning så kan vem som helst förstå dessa rapporter.
Vill du lära dig förstå hur en kassaflödesanalys och andra rapporter fungerar?
Vi på DigiM tycker att det är viktigt att man förstår sin egen verksamhets ekonomi. Man ska kunna läsa dessa tre standardiserade rapporterna och förstå vad de betyder. Skulle du vilja lära dig mer om dessa rapporter och hur du ska läsa ock förstå dem? Vi planerar just nu en kurs där vi kommer lära ut hur man läser dessa tre rapporter och där det kommer finnas möjlighet att ställa frågor och även möjlighet att boka en privat genomgång av sitt egets företags rapporter. Låter det intressant? Lämna en intresseanmälan här nedan så lägger vi till dig på listan. Det är inte på något vis bindande utan det gör bara att du kommer bli informerad om när kursen är aktuell.
