Hur ska man veta vad man ska fokusera på? Nya uppgifter kommer in hela tiden via mail och telefon och att-göra listan blir bara längre och längre. Till slut blir det ohållbart och man springer bara runt och släcker bränder. Då behöver man ett system för att prioritera och hitta rätt fokus. I den här artikeln går vi igenom hur du ska hitta fokus till att jobba med de viktigaste sakerna som tar både dig och ditt företag framåt.

Man hinner inte göra allt

Det är bara att erkänna det för sig själv. Man hinner inte med att göra allt man vill och behöver göra. Med Eisenhower matrix blir det enklare. Ibland räcker inte tiden till och då gäller det att prioritera rätt. Det kan vara svårt att inse att man inte hinner med allt och ännu svårare att välja bort saker. För att man inte ska försaka sig själv och sin egen tid, så måste man dock välja bort saker.

I den här artikeln kommer jag att fokusera på det som har med arbetet att göra i sig. I ett större perspektiv kanske man behöver prioritera mellan arbete och fritid först ock främst. Men i denna artikel kommer vi behandla just arbetet och de uppgifter som det medför. Om du vill läsa mer om prioriteringar i stort kan du läsa denna artikel istället.

Hur ska man veta vad man ska prioritera?

Att prioritera handlar lika mycket om att välja bort saker som att välja saker. Att kunna säga nej till saker är en konst och det kan vara riktigt svårt för någon som inte är van. Människor vill i grunden vara hjälpsamma och älskar att känna sig behövda. Det leder till att man gärna säger ja till saker i större utsträckning än vad man säger nej. Det är väl fint i sig men det blir inte så lyckat när det går ut över dig istället. Har man dessutom för mycket att göra så gör man uppgifterna på ett mycket sämre sätt.

Så det absolut första du måste lära dig är att säga nej till saker. Här handlar det om att faktiskt vara lite egoistisk. Du har inte mer tid än någon annan och det är bara du som kan avgöra vad du ska använda den till. Tänk på att för varje sak du säger ja till måste du säga nej till något annat. Se till att tänka efter innan du säger ja till ett projekt nästa gång. Finns det tid för det här? Kommer jag hinna med de saker jag redan sagt ja till? Om inte, säg nej. Var bara ärlig och förklara att du just nu inte har tid för detta men att du hoppas att det löser sig på något bra sätt ändå. Fall inte heller i fällan att säga kanske eller ”jag kanske kan hjälpa dig att hitta någon”. Säg bara, vänligt men bestämt, nej.

När du väl har gjort din första utgallring redan från start så kommer du ändå att ha en massa projekt och uppgifter att göra som också behöver prioriteras. Då finns det ett väldigt bra system att använda sig av som kallas Eisenhower Matrix.

Så använder man Eisenhower Matrix för att prioritera rätt

Eisenhower var general i den amerikanska armén innan han blev president över USA 1953. Eisenhower var bland annat känd för sin förmåga att få saker gjorda. Han hade kommit på ett bra system för att just prioritera kring sina uppgifter. Med hjälp av det här systemet kunde han få en klar bild över hur han skulle prioritera. Detta system kallas för Eisenhower Matrix. I bilden nedan illustreras hur systemet fungerar på ett väldigt bra sätt.

När du använder dig av denna Matrix så fyller du helt enkelt i dina uppgifter i respektive ruta baserat på fyra olika kriterier.

• Brådskande
• Ej brådskande
• Viktigt
• Ej viktigt
  

Varje ruta hanteras olika i Eisenhower matrix

Så om en uppgift är brådskande. Alltså att den har en utsatt deadline när den ska vara klar alternativ att andra uppgifter är beroende av att den är klar. Då hamnar den i den första kolumnen. Sen ska du avgöra om den är viktig eller ej. En viktig uppgift kan till exempel vara att lämna in en inkomstdeklaration. Men det kan också vara att skriva en artikel. Det beror helt enkelt på vad som är viktigt för dig. Det som är både brådskande och viktigt hamnar i första rutan och det är det du ska prioritera högst.

Det som är brådskande men inte viktigt ska du fylla i i den tredje rutan. Detta är uppgifter som att städa kontoret. Det är kanske brådskande då det börjar bli stökigt men inte särskilt viktigt. Inte om du inte har någon väldigt viktig person som ska komma och hälsa på. Det som är brådskande men inte viktigt ska du så långt det går delegera till någon annan. Antingen kan du köpa tjänsten eller ta hjälp av någon.

Det som inte är brådskande hamnar i den andra kolumnen. Detta är uppgifter som inte har någon specifik deadline eller där det inte spelar någon roll när det görs. Så en viktig uppgift som ej är brådskande kan tex vara att ringa en kompis eller börja göra research för ett kommande projekt. Detta hamnar i den andra rutan. Det är sådant som ska planeras in i en kalender för att göra senare.

Den fjärde och sista rutan avser sådant som inte är brådskande och inte viktigt. Detta ska du så långt det går helt eliminera. Det kan vara uppgifter och projekt som du tidigare tackat ja till men nu inser att du inte vill göra. Se till att avstyra det på ett snyggt sätt och ta sen bort den uppgiften.

Vad är viktigt för dig?

Att avgöra om en uppgift är brådskande eller ej är kanske inte är så svårt. Men att avgöra vad som är viktig och inte kan vara värre. När du gör den här övningen ska du ha dig själv helt i fokus. Det handlar alltså om vad som är viktigt för dig och inte för någon annan. Mitt exempel ovan om att lämna in en inkomstdeklaration. Det är viktigt för mig då det är en del av mitt arbete. Men för dig kanske det är helt oviktigt. Det är brådskande då skatteverket vill ha den men helt oviktigt för dig. Då hamnar den i tredje rutan och så delegerar du den uppgiften till någon annan.

För dig kanske det viktigaste i ditt arbete är att lägga tid på marknadsföring för att få det att växa. Då är det det som ska stå i första rutan. Om det viktigaste för dig är att sköta företagets administration och se till att det fakturera, då är det det som ska prioriteras.

Det handlar alltså om vad som är viktigast för dig och i detta sammanhang företaget. Inte vad som är viktigast för någon annan. Inkomstdeklarationen är det absolut viktigaste för skatteverket men inte för dig kanske. Hade du gjort den här övningen i stort med hela ditt liv som fokus och inte bara arbetet, då kanske träning hade hamnat i första rutan och arbete i den andra.

När ska du använda dig av Eisenhower matrix?

När ska du då använda dig av Eisenhower matrix? Själv använder jag mig av det här systemet varje söndagskväll när jag planerar min kommande vecka. Det är ett utmärkt sätt att få struktur på alla uppgifter man har på sin lista och sedan planera i vilken ordning man ska utföra uppgifterna.

Om du gör en så kallad brain dump där du försöker skriva ner alla idéer och uppgifter du har svävandes runt i huvudet. Då är detta återigen ett perfekt system för att sedan prioritera kring dessa uppgifter. Du använder det helt enkelt för att få en överskådlig bild över vad du ska jobba med först och främst.

Summering

Har du svårt att få struktur på tankarna och behöver ett system för att prioritera. Då är Eisenhower Matrix ett jättebra verktyg. Du får snabbt en överblick över vad som är viktigt och vad du ska lägga din energi på.

Vi har gjort en liten enkel guide i PDF format som du kan använda dig av när du ska planera. Den beskriver hur du ska tänka när du använder dig av Eisenhower Matrix och så finns det en utskivbar version som du kan använda som mall när du ska planera.