System för hantverkare, så som elektriker, byggnadsentreprenörer, VVS-tekniker och liknande. Här finns det vissa saker man bör ha på plats. Alla branscher har olika behov och kräver därför olika lösningar. Det går såklart bra utan dessa men med dessa saker på plats så kan du spara massor med tid. Vi vet ju alla att, är det något som är en bristvara så är det tid. Så har du inte dessa fem saker på plats så är det dags att ta tag i det.
1. Elektronisk fakturahantering
Det här gäller ju inte bara hantverkare egentligen utan alla företag som driver verksamhet 2022. Att ta emot fakturor via post och sedan hantera dem helt manuellt är förlegat. Om du fortfarande gör det så är det verkligen dags för en uppdatering. Med ett elektroniskt fakturasystem så kommer dina fakturor in digitalt, de attesteras digitalt och de betalas via fil. Du slipper moment som att öppna post, lägga in dem på banken, skanna dem eller lämna över dem i pappersformat till din byrå. Det finns bara vinster med detta och inga förluster. I vår artikel om elektronisk fakturahantering kan du läsa mer om just det.
2. Projektsystem
Många tycker att det här med projektsystem bara är för de stora företagen. Där skulle jag vilja hävda att de har fel. Alla som jobbar med projekt där kostnader och timmar ska faktureras vidare behöver ett system för det. Jag har sett det så många gånger. Skrivbord med mängder av papper i högar där ingen vet vad som är vad. Den där dörren på 17 000 kronor som bara missades att faktureras vidare och så var halva vinsten borta på det jobbet.
Det är otroligt viktigt att allt som ska faktureras vidare, verkligen blir det. Detta slår annars direkt på sista raden i resultaträkningen och det blir din förlust. Detsamma gäller timmar, mil och ersättning för bilen. För att få stenkoll på detta så behöver man ett projektsystem. Det finns väldigt många utav dem där ute och tyvärr är det så att inget har allt och alla saknar något. Där gäller det att sondera marknaden och se vilket som skulle passa just dig bäst. Några som vi jobbat med är Hantverksdata och Entre Office, Fieldly, Mowin, Bygglet och Seven Times bara för att nämna några. Alla dessa är bra men som sagt alla saknar någon funktion som någon annan har. Här gäller det att välja det som fyller de funktioner som är viktigast för just dig och ditt företag.
3. EDI-koppling
En viktig del i ditt projektsystem är att det ska finnas möjlighet till EDI-koppling. Detta är speciellt viktigt för sig som tex elektriker eller VVS-tekniker som vidarefakturerar många olika artiklar till dina kunder. En EDI-koppling möjliggör att du kan få in dina inköp från dina leverantörer direkt på en arbetsorder eller ett projekt. I och med det så får du med det på fakturaunderlaget. Med mängder utav små artiklar och en prislista baserad på dina påslag så är detta jätteviktigt och sparar timmar med jobb. Det finns inget viktigare än att fakturera löpande och i tid för att förbättra din likviditet och i och med det din lönsamhet. Då ska man inte behöva lägga en dag i veckan bara på att fakturera.
4. Elektronisk körjournal
Har ditt företag många bilar? Kanske vissa har förmånsbilar medans andra inte har det? Då behöver du ha en körjournal kopplad till varje bil. Att föra körjournal på sin egen bil som ägare är en sak. Men att få alla anställda att sköta detta kan vara svårt. Speciellt om de inte har sina egna bilar. Ansvaret ligger ju på dig som ägare så detta är verkligen viktigt. I det här fallet kan en elektronisk körjournal vara din räddning. Det är en liten dosa man stoppar in direkt i databoxen i bilen som sen registrerar all körning och med gps alla mil som körs. Sen får den anställde en app där den registrerar vad den gjort för varje mil och inget blir missat.
Sen är det bara en knapptryckning bort så har du de underlag som skatteverket kanske efterfrågar. Och även du som ägare kan se hur bilarna används. En revision utan körjournal är inte roligt, och att försöka återskapa alla mil i efterhand tar väldigt mycket tid och kan ibland vara helt omöjligt.
5. En redovisningskonsult som kan branschen
Till sist så vill jag slå ett slag för din redovisningskonsult. Att ha en redovisningskonsult som kan din bransch och som förstår sig på dessa system och digitala funktioner är till stor hjälp. Med en redovisningskonsult som har rätt kompetens så kan du får råd och tips inte bara utifrån dina rapporter. Utan även utifrån din verksamhet och kring din dagliga hantering.
Om du är intresserad av att veta mer om system, kopplingar eller andra lösningar för ditt företag. Klicka på knappen nedan och boka in ett gratis konsultation med mig. Du kanske blir förvånad över hur enkelt det skulle kunna vara att få allt på plats och spara mängder med tid.