Mail har tagit över som den absolut vanligaste formen av kommunikation sedan många år tillbaka. Det är ett snabbt och enkelt sätt att kommunicera och det används av i princip alla. Det finns många fördelar med mail men det finns också väldigt många nackdelar. För väldigt många har mailen blivit en konstant att-göra-lista som bara växer och växer. Låt oss göra något åt det.

Vad är problemet med mail?

Mail har blivit vår tids största tidstjuv. Istället för att användas så som det var menat ifrån början, en inbox. Så används mailen av de flesta som en att-göra lista som vem som helst kan fylla på när som helst. Inte nog med det, så fort du bockat av en sak på listan (i.e svarat på ett mail) så kommer det genast en ny uppgift tillbaka (i.e svar på mailet).

Detta gör att om du, som de flesta kunskapsarbetare, får mängder med mail varje dag. Skulle kunna spendera hela dagarna med att bara svara på och bocka av mail i din inbox.

Hur mycket tid lägger vi på mail varje dag?

Enligt amerikansk statistik så spenderar vi i snitt 4 timmar med e-post varje dag. Vi mottar omkring 126 mail varje dag och vi skickar omkring 40 mail varje dag. Att skicka och ta emot mail varje dag är ju såklart inte bara slöseri med tid. Det är ju en del av jobbet. Men tänk om du istället kunde använda den här tiden till det du faktiskt tar betalt för, ditt ”riktiga” jobb.

Det är otroligt mycket tid som på mail varje vecka. Slår man dessutom ihop en arbetsplats gemensamma timmar så blir det ofantligt mycket tid varje år som man hade kunnat använda för att göra nytta för sina kunder istället.

Även ditt fokus blir lidande

Det finns en hel del studier som visar att när man är inne i ett tillstånd av flow så tar det upp emot 20 minuter att ta sig tillbaka varje gång du blir störd. Flow är ett begrepp som myntas kring den känsla du har när du jobbar och tiden bara flyger iväg. Du har säkert upplevt det själv. Du sitter och jobbar och tiden bara flyger iväg och det känns som att du får massor gjort. Det är Flow.

I snitt så kollar vi våran mail 11 gånger per timme. Det är alltså nästan var femte minut. Nästan 70% av alla som jobbar med dator som sitt primära arbetsredskap har notifikationer påslaget. Vilket betyder att varje gång det kommer ett nytt mail så plingar det till och en liten ruta kommer upp där det står i princip ”släpp allt du håller på med, jag är mycket viktigare”

Hur ska man kunna hamna i ett tillstånd av flow över huvud taget när man får 126 mail om dagen. Det plingar alltså 126 gånger och när det inte plingar går vi ändå in och kollar om det kanske kommit något eller om det finns något gammalt att ta tag i.

Vad är alternativet?

Det finns dock alternativ till denna galenskap. Om man på något vis kan flytta all nödvändig kommunikation ifrån sin mailkorg till något annat medium. Då kan man använda inboxen till det var tänk till ifrån början. Just en inbox.

Istället för att kolla den hela tiden för att se om det kommit något viktigt. Då med resultatet att man börjar läsa Fortnox nyhetsbrev eller sätter igång och svarar på ett mail som lika gärna kunde vänta en vecka istället. Så kan man övergå till att kolla sin mail på fasta tider och svara på de mail som behöver besvaras. Sen slänga allt annat skräp. Sen kan man stänga igen mailen och återgå till det viktiga, arbetet. Kommer det sedan ett svar på något av de mail du skickat, så får det vänta till nästa gång det är schemalagt att kolla mailen.

Hur ska man gå tillväga då?

Det kan säkert upplevas som lite nonchalant att bara svara på mail en gång om dagen. Speciellt om dina kunder, kollegor eller vänner är vana vid att du gör det hela tiden. Därför kan det vara bra att vara tydlig och sätta reglerna ifrån början.

Det gör du genom att helt enkelt sätta upp ett autosvar. När någon mailar dig så får de direkt ett svar där det klart och tydligt framgår när och hur du hanterar din mail. Har du dessutom ett annat sätt för kommunikation i ditt arbete (om det är en del av ditt jobb) så beskriver du där hur de på ett bättre och snabbare sätt kan kommunicera med dig.

Kundsupport – nytt sorts ärende

Vi kommer under några veckor nu att testa detta sätt att hantera e-post på DigiM. Alla våra kunder har tillgång till DigiM-One som är våran kundportal. Där finns nu ett alternativ för kundsupport där man kan skapa ärenden och skicka in till oss.

Fördelen med att använda kundsupportärenden istället för mail (eller ärenden till specifik person) är att alla på kontoret ser och kan agera på dessa ärenden. Vi kan på så sätt skicka ärendet till rätt person vid rätt tid och på så sätt få bättre fokus på våra kunder först och främst.

Tanken bakom detta är inte att vi ska sluta svara på mail eller att vi ska ”bli svårare att få tag på”. Det handlar snarare om att vi vill förbättra servicen genom att effektivisera kommunikationen och på så vis ge ännu bättre service till våra befintliga kunder.