Det har ju hänt en del gällande detta de senaste åren. Mycket beroende på digitaliseringen. Tyvärr är Sverige inte i framkant vad det gäller detta. Vi hoppas på att nya förslag för förvaring av fysiskt material och ombildande till digitalt format förenklas. Men vad är det som gäller idag 2022?
Hur ska du spara bokföringen?
Hur länge man måste spara bokföring kommer vi till. Men på vilket sätt ska det spara? I lagen står det (7 kap BFL) att du ska förvara räkenskapsinformation varaktigt och lättåtkomligt. Att du ska förvara den i Sverige och på ett betryggande och överskådligt vis. Det betyder i praktiken att du ska förvara den på ett sådant vis att det inte riskerar att förstöras.
Det är upp till var och en att tolka detta. Vissa tolkar det som att det kan sitta i en pärm på kontoret medans andra menar att man måste förvara den i ett brandsäkert skåp. Med lite eftertanke så bör kravet på ett brandsäkert skåp vara lite i överkant. Om det var normen skulle det krylla av brandsäkra skåp i Sverige.
Däremot bör man kanske tänka till lite när man förvarar sin bokföring. Att förvara sin fysiska bokföring i en kartong i källaren hemma hos mamma där det ibland blir översvämning på våren kanske inte är så klokt. Inte heller kanske hemma på vinden där det ofta springer råttor. Med lite sunt förnuft kommer man långt.
När det gäller den digitala bokföringen kan det faktiskt vara lite värre. Att bara spara sina digitala underlag på hårdisken på datorn utan någon backup kan vara riskfyllt. Alla vet ju att ”det händer inte mig”, tills det gör det. När olyckan är framme och datorn blir stulen eller kraschar. Då har du inte uppfyllt kraven enligt bokföringslagen gällande arkivering. Så se till att ha backup på alla digitala underlag till bokföringen.
Vad är räkenskapsinformation? Vad är det som du ska spara?
Ok, men vad är det då som du ska spara? Vad säger lagen? Ja, det är faktiskt en hel del saker. Till att börja med så är det grundbokföring och huvudbokföring. I dagens samhälle finns detta i det system som du arbetar i så som Fortnox eller Visma till exempel. Även sidoordnad bokföring räknas som räkenskapsinformation. Sidoordnad bokföringen kan till exempel vara ett register på inventarier, kundfordringar och leverantörsskulder. Detta i form av ett anläggningsregister och reskontror.
Sen är såklart alla verifikationer räkenskapsinformation. Verifikationer är det som dokumenterar en affärshändelse. Till exempel när du skapar en faktura. Då skapas ett verifikat i bokföringen som dokumentation för den affärshändelsen. Det är verifikatet. Detta lagras också i ditt bokföringssystem.
Sen är det nog det som de flesta tänker på. Underlagen till verifikationerna. Alltså handlingar som verifikationerna hänvisar till. Det är här den stora volymen av underlag ligger. Ett kvitton, en faktura eller liknande. Allt detta räknas som räkenskapsinformation och faller därmed inom ramen för vad du måste spara.
Utöver detta ska årsredovisningar, bokslut, förenklade bokslut, systemdokumentation, behandlingshistorik osv osv också räknas hit. Olika scenarion kan också skapa olika krav på vad som vid varje givet tillfälle ska sparas eller inte. Är du osäker? Spara det!
Hur länge måste man spara bokföring som är digital?
All räkenskapsinformation ska du spara i 7 år efter det kalenderår då räkenskapsåret avslutats. Det betyder alltså att om du har ett brutet räkenskapsår med bokslutsdatum i april. Då ska räkenskapsinformationen sparas i 7 år och 8 månader.
Hur länge måste man spara bokföring på papper?
Det gäller precis samma sak som för räkenskapsinformation som sparats digitalt. Det ska sparas i 7 år efter det kalender år då räkenskapsåret avslutades. Det kan bli en hel del papper på dessa år om man har ett stort flöde av affärshändelser. Därför kan det vara klokt att börja fundera på att digitalisera. Du sparar inte bara tid utan även resurser och plats. Du kan läsa mer i vår artikel om elektronisk fakturahantering om du är intresserad av att minska på mängden papper.
Vad händer om det byter form på vägen?
Om du till exempel får en faktura på papper i brevlådan och sedan skannar in den till bokföringen. Då har du digitaliserat underlaget och det har ändrat form. I det här fallet så kan du tyvärr inte slänga pappret. Det är just på den här punkten som bokföringslagen behöver ses över och göra det enklare för företagare att dels göra rätt men också för att minska ner på all arkivering.
När du ändrat form på underlaget till digitalt så måste du fortsatt spara det fysiska underlaget i 3 år. Du får förstöra det från och med det fjärde året efter utgången av det kalenderår som räkenskapsåret avslutades. Du räknar alltså på samma sätt som med de 7 åren men här är det alltså tre år som gäller.
Kan jag slänga ett kvitto som jag har fotat?
Generellt är svaret nej. Det gäller samma regler som för fakturor och övriga underlag till bokföringen. En vanlig missuppfattning är att om en anställd betalar med egna medel så kan kvittot kastas när det har fotats. Detta stämmer emellertid inte. Det är inte vem som betalat sm avgör om kvittot ska sparas i original eller ej utan när affärshändelsen räknas som genomförd.
Om en anställd agerar i företagets ställe så bör kvittot räknas som företagets originalhandling oavsett med vems medel det har betalats. Ligger det i den anställdes roll att göra vissa inköp åt företaget så bör dess inköp räknas som företagets affärshändelser och därav ska kvittot sparas i original.
Har anställde däremot agerar på egen hand och gör ett inköp som den senare lämnar in med förhoppning om ersättning. Då kan man anse att affärshändelsen faktiskt äger rum vid utbetalningen av ersättningen och då är det det underlaget som räknas som original. Inkommer detta då i digitalt format så kan den anställde slänga kvittot i fråga då kopian blir företagets original.
Men det är alltså inte per automatik så att bara för att den anställde, ägaren inkluderad, betalar med egna pengar. Så kan man kasta kvittot. Det krävs alltså att utläggen inte sker systematiskt och att den anställde inte agerar för företagets räkning. Du kan läsa mer om just detta i ett brevsvar från bokföringsnämnden.
Vad bli konsekvensen om man inte sparar bokföringen?
Att inte spara sin bokföring så länge som man måste räknas alltså som ett brott mot bokföringslagen och rubriceras som ett bokföringsbrott. Bokföringsbrott kan ge böter eller upp emot två års fängelse. Grovt bokföringsbrott kan ge upp emot 6 års fängelse men detta ska vara systematiskt och handla om stora belopp. Det kan också ge upphov till försvårande av skattekontroll då skatteverket inte kan kontrollera bokföringen om den ej finns kvar.
Att man slänger ett kvitto eller två kommer knappast leda till fängelse eller ens böter. Men att systematiskt slänga eller helt och hållet låta bli att spara bokföringen kan faktiskt straffa sig.
Så hur ska jag tänka nu då? Hur länge måste man spara bokföringen?
Ja, hur ska man tänka då. Det finns ju ingen risk med att spara för mycket. Riskerna finns bara när man sparar för lite. Så om du känner dig minsta osäker, spara! Ett enkelt sätt är att helt enkelt ha en pärm där du delar upp året på 12 månader. Och så sparar du alla underlag som du redan skickat in digitalt till din moderna byrå i kronologisk ordning. Den dagen du får en kontroll så hittar du lätt originalet igen.
PS. Även om du skulle råka ut för en revision av till exempel skatteverket så nöjer de sig ofta med den digitala kopian. Så för att förenkla den situationen. Se till att göra allt digitalt. Behöver du hjälp med att digitalisera din redovisning och dess underlag? Hör av dig till oss, vi hjälper gärna till.
