När året börjar närma sig slutet kan det vara klokt att börja planera inför bokslutet. Alla har ju inte bokslut just vid årsskiftet så dessa förberedelser får anpassas efter just ditt räkenskapsår. Men när det börjar närma sig finns det några saker som du kan behöva tänka på. Vi har gjort en liten kort lista på 5 saker som ser till att du är förberedd.

Inventering inför bokslutet

Inför bokslutet är det dags för inventering. En inventering ska du göra dels av lager men även av kontanter om du har en kassa. Har man till exempel kalenderår som sitt räkenskapsår så vill man veta hur många av varje artikel/vara som finns i lager och vad inköpspriset var för dessa varor. Men betyder det att man måste stå på nyårsafton och räkna?

Självklart ska inte alla egenföretagare och dess personal stå och räkna skruvar och muttrar på nyårsafton. Det går alldeles utmärkt att räkna detta både innan och efter nyårsafton. Det viktiga är att man kan fastställa saldot per det datumet. Det betyder alltså att om ni har stängt och är lediga mellan nyårsafton och femte januari så har ju inte lagret förändrats däremellan. Då går det såklart lika bra att räkna lagret den femte. Detsamma gäller ju såklart innan.

Har man ett väldigt stort lager så kan det ju ta tid att räkna allt. Har man då koll på sin försäljning på artikelnivå så kan man ju till och med börja räkna i mitten av December för att sedan bara räkna bort det man sålt fram till sista december. Det viktiga är som sagt att inventeringen visar antal och värde per den sista dagen av ditt räkenskapsår.

När det gäller kassan och kontanter gäller samma princip. Se till att räkna alla kontanter sista dagen då kassan är öppen innan räkenskapsårets sista dag, då har du saldot till din inventeringslista.

Pågående arbeten och ofakturerat arvode

För tjänsteföretag så behöver man sammanställa pågående arbete vid räkenskapsårets slut. Pågående arbete kan vara lite svårt att förstå hur det ska beräknas men i väldigt enkla termer så är det – Arbeten som påbörjats men ej fakturerats eller bara delfaktureras ska värderas per bokslutsdatum. Det ska dessutom delas upp på fastprisavtal och löpande räkning.

Som ett exempel. Du ska måla om ett hus och du har offererat 100 000 kronor för det. I priset ingår 25 000 material och 75 000 i arbete fördelat på 120 timmar. Du påbörjar arbetet den 15 juni och du har bokslutsdatum sista juni. Per den sista juni så har du målat ungefär hälften och det har tagit 60 timmar (bra räknat för övrigt :-)). Den intäkt som då ska tas upp i bokföringen blir alltså 50 000 kronor. Material och lönekostnader ska redan vara reglerat genom periodiseringar av löner och lager.

Så har du räknat med en vinst på detta jobb efter löner och material på 30 000 kronor så kommer 15 000 av denna vinst hamna i på räkenskapsåret och resterande på nästa år. Det kommer komma en mer detaljerad artikel kring pågående arbete längre fram, så håll ögonen öppna.

En annan sak att tänka på som sparar tid vid bokslutsarbetet är att se till att fakturera ut alla färdigställda jobb inför bokslutet. Då blir det mindre saker att periodisera och dokumentera i bokslutet.

Beställ engagemang

Ett engagemangsbesked ifrån banken är något som ska finnas i alla bokslut som underlag för skulder och tillgångar hos din bank. Detta är något som även din revisor kommer att efterfråga. Se till att beställa detta i tid så att du får det så snart som möjligt efter att ditt räkenskapsår tagit slut.

Förutom engagemang så behöver du också underlag på tex värdepapper och liknande inför bokslutet. Har du gjort avsättningar i kapitalförsäkringar, aktier eller andra värdepapper så behöver din konsult ett underlag på det aktuella värdet per bokslutsdatum. Där bör det också framgå hur mycket du har stoppat in ifrån början så att man kan jämföra med redovisningen och se att allt stämmer.

Gå igenom kundreskontran

Detta är egentligen något man bör göra löpande men det glömmer man ofta bort. Men att gå igenom din kundreskontra och rensa bort felaktiga fakturor eller skicka gamla obetalda fakturor för kravhantering är något som du behöver göra. Ligger det väldigt gamla fordringar i reskontran så behöver man ta höjd för det i bokslutet. Det man gör då är att boka upp dem som befarade kundförluster. Detta med förutsättning att man tror att det inte kommer bli betalt.

Du har tyvärr inte heller rätten att få tillbaka moms på dessa fakturor förrän du vidtagit alla möjliga åtgärder för att få betalt. Där är sista steget att skicka det till kronofogden och där få ett utslag om att du inte kommer få betat. Detta bör du som sagt göra löpande då betalningsviljan minskar för varje dag som går. Du kan läsa mer om det i vår artikel om att förbättra likviditeten.

Boka ett möte för skatteplanering inför bokslutet

Ett sista steg inför bokslutet är att boka ett möte för att planera ur skattesynpunkt. Behöver du göra en investering och kanske bör göra det innan bokslut? Behöver du ta mer lön för att kunna ta ut så mycket utdelning som möjligt?

Det finns mycket saker som kan behöva göras innan bokslutsdatum för att få en så optimal skattesituation som möjligt och föra att du som ägare ska kunna få ut så mycket som möjligt ifrån ditt företag. Vissa saker är det tyvärr också för sent att göra något åt när dagen redan passerat. Så se till att boka ett möte med din redovisningskonsult minst en månad innan för att planera inför bokslutet.

Sammanfattning

Är man väl förberedd inför bokslut och ser till att ha gjort alla de saker som ligger på dig att göra. Då kan bokslutsarbetet komma igång i tid och leverans av färdigt bokslut sker mycket tidigare. Det kan vara skönt för dig att få ett avslut och ska du dessutom ta utdelning så vill man ju ha möjlighet att göra det så snart det bara går.

Hör gärna av dig till oss om du har frågor eller funderingar kring just bokslut och vad just du behöver göra. Vi hjälper dig gärna med det, det hjälper ju liksom oss i slutändan.